Cómo saber si merece la pena automatizar un proceso

Empezar por el proceso, no por la herramienta

Es frecuente empezar al revés: se descubre una herramienta que promete automatizarlo casi todo y se busca después dónde aplicarla. El riesgo es acabar adaptando el trabajo a la herramienta, en lugar de usar la herramienta para resolver un problema concreto.

El punto de partida más útil es el propio proceso. Antes de pensar en herramientas, conviene tener claro:

Qué ocurre: los pasos que se siguen hoy, en orden.
Quién interviene: qué personas participan y en qué momento.
Qué información entra: de dónde llegan los datos y en qué formato.
Qué resultado se espera: cómo se sabe que el proceso ha terminado bien.

Con esa descripción delante es mucho más fácil ver qué partes se repiten siempre igual y cuáles no.

Señales de que un proceso puede ser buen candidato

Pasos repetitivos: se hacen una y otra vez de la misma forma.
Una secuencia bien definida: el orden de los pasos no cambia de un caso a otro.
Copiar información con frecuencia: los mismos datos se pasan a mano de una herramienta a otra.
Avisos recurrentes: hay que notificar a alguien cada vez que ocurre algo concreto.
Procesos que empiezan con un formulario: una solicitud que llega y desencadena siempre los mismos pasos.
Tareas administrativas digitales repetidas: registros, archivos o comprobaciones que siguen una rutina.
Reglas previsibles: se pueden describir como «cuando ocurre esto, se hace aquello».

Son indicios, no garantías. Un proceso puede cumplir varias de estas señales y, aun así, no compensar automatizarlo por otros motivos.

Señales de que automatizar puede no ser adecuado

El proceso cambia constantemente: si los pasos son distintos cada semana, no hay reglas estables que automatizar.
Las decisiones importantes requieren criterio: fijar un precio, valorar una reclamación o responder a una situación delicada.
Los datos de origen son inconsistentes: si cada dato llega con un formato distinto, la automatización fallará o producirá errores.
La tarea ocurre pocas veces: preparar y mantener la automatización puede costar más que hacerla a mano.
Las excepciones son la norma: si la mayoría de los casos necesitan tratamiento especial, el flujo automático cubre muy poco.
Mantenerla sería más difícil que el proceso manual: una automatización frágil o difícil de entender puede crear más trabajo del que ahorra.

Preguntas que conviene hacerse antes de automatizar

¿El proceso actual está descrito por escrito?
¿Se hace siempre de la misma manera, o cada persona lo hace a su modo?
¿Qué pasos se repiten de verdad?
¿Qué decisiones necesitan a una persona?
¿Qué ocurre si un paso falla, y cómo se detectaría?
¿Qué herramientas tienen que intercambiar información? ¿Lo permiten?
¿Qué datos pasan por el proceso? ¿Hay datos personales o sensibles?
¿El beneficio esperado compensa el esfuerzo de ponerla en marcha y mantenerla?
¿Quién va a entender y mantener el flujo cuando esté funcionando?

No hace falta tener una respuesta exacta para todo, pero si varias de estas preguntas no tienen respuesta, probablemente es pronto para automatizar.

Automatizar no arregla un proceso desordenado

Una automatización hace lo que se le indica, de forma rápida y repetida. Si el proceso tiene pasos innecesarios, datos incompletos o criterios que cambian según quién lo haga, la automatización no corrige esos problemas: los reproduce, solo que más deprisa.

Por eso, a veces el primer paso no es automatizar sino ordenar: acordar cómo se hace el proceso, eliminar pasos que no aportan nada y definir qué datos se necesitan y en qué formato. Con el proceso claro, es más fácil decidir qué parte automatizar, y en ocasiones se descubre que, una vez ordenado, ya no hace falta automatizarlo.

Distintos niveles de automatización

Automatizar no significa necesariamente construir un sistema complejo. Hay distintos niveles, y ninguno es mejor que otro en abstracto: el adecuado depende del proceso.

Avisos sencillos: notificar a una persona cuando ocurre algo, como la llegada de una solicitud.
Traslado de datos: llevar la información de un sitio a otro sin volver a escribirla.
Flujos de varios pasos: encadenar acciones que se repiten siempre en el mismo orden.
Integraciones entre herramientas: conectar herramientas compatibles para que compartan información o se activen entre sí.
Flujos para e-commerce: tareas repetitivas de una tienda online, como avisos internos o la preparación de información de producto.
Pasos con apoyo de IA: usar inteligencia artificial para ayudar en una tarea concreta dentro de un proceso definido, con revisión humana.

Dónde sigue siendo importante la revisión humana

Incluso en un proceso bien automatizado, hay momentos en los que conviene que una persona revise o decida:

Las excepciones: los casos que no encajan en las reglas previstas.
Las decisiones sensibles: las que afectan a clientes, a dinero o a datos personales.
Los casos poco habituales: situaciones que el flujo no contempla y que conviene detectar.
Los controles de calidad: comprobar de vez en cuando que el resultado es el esperado.
Los resultados generados con IA: borradores, clasificaciones o resúmenes que deben revisarse antes de usarse, porque la IA puede cometer errores.

Una automatización bien planteada deja claro en qué puntos interviene una persona, en lugar de intentar eliminarla de todo el proceso.

Un ejemplo práctico

Ejemplo ilustrativo, no un caso real. Un negocio recibe solicitudes a través de un formulario de su web. Hoy, cada solicitud sigue estos pasos:

Llega la solicitud por el formulario.
Alguien copia los datos a mano en otra herramienta de seguimiento.
Se envía un aviso interno estándar a la persona responsable.
Esa persona revisa la solicitud y decide cómo responder.
Se responde a quien hizo la solicitud.

Los pasos 2 y 3 son repetitivos y siguen siempre las mismas reglas, así que podrían ser candidatos a automatizar: los datos se registrarían solos y el aviso se enviaría automáticamente. Los pasos 4 y 5, en cambio, requieren criterio y deberían seguir en manos de una persona. El resultado no es un proceso totalmente automático, sino uno en el que desaparecen las tareas mecánicas y se mantiene la decisión humana.

Cómo plantea Grisel Digital un proyecto de automatización

No se trata de un método propio, sino de una forma ordenada de trabajar que aplica los criterios de este artículo:

Entender el proceso actual: cómo se hace hoy, quién interviene y con qué herramientas.
Identificar los pasos manuales y repetitivos: y separarlos de los que necesitan criterio.
Evaluar la viabilidad: si es técnicamente posible y si compensa hacerlo.
Definir el flujo: qué se automatiza, en qué orden y qué ocurre si algo falla.
Implementar el alcance acordado: sin ampliarlo sin hablarlo antes.
Probar: con casos concretos antes de usarlo en el día a día.
Documentar y entregar, cuando corresponde, para que la automatización pueda entenderse y mantenerse.

Si en la evaluación se ve que un proceso no conviene automatizarlo, la recomendación es no hacerlo. Puedes ver cómo se plantea este trabajo en Automatización Digital.

Áreas de automatización relacionadas

Automatización de procesos y flujos de trabajo: tareas repetitivas organizadas en flujos ordenados.
Integraciones entre herramientas: conectar herramientas compatibles y valorar si es viable.
Automatización para e-commerce: flujos acotados para las tareas repetitivas de una tienda online.
IA aplicada a procesos: apoyo de IA dentro de procesos definidos, con revisión humana.

En una tienda online, muchas de estas automatizaciones dependen de que la información de producto esté bien estructurada; sobre eso trata qué información debe incluir una buena ficha de producto.

Resumen: ¿tiene sentido automatizarlo?

Antes de decidir, repasa estas preguntas:

¿El proceso se repite con frecuencia y siempre de la misma forma?
¿Está descrito y ordenado antes de automatizarlo?
¿Sus reglas son previsibles y las excepciones son pocas?
¿Los datos de origen son consistentes?
¿Está claro qué decisiones siguen en manos de una persona?
¿Se sabría detectar si algo falla?
¿Las herramientas implicadas permiten intercambiar información?
¿El beneficio compensa el esfuerzo de ponerla en marcha y mantenerla?
¿Hay alguien que pueda entenderla y mantenerla?

Si la mayoría de las respuestas son «sí», probablemente merece la pena valorarlo con más detalle. Si muchas son «no» o «no lo sé», quizá el primer paso sea ordenar el proceso.